- Visando centralizar o processo de solicitação de documentos de clientes, como documentos para cadastro e atualização de conta bancária (Defis, Faturamento, IRPF, CNDs, etc), documentos para cadastro de fornecedores (Cartão CNPJ, Inscrição Estadual, etc), entre outros, repassamos essa demanda para o(a) responsável pelos documentos realizar o intermédio das solicitações e envio para o cliente.
- Quando o cliente solicitar documentos pelos canais, WhatsApp, E-mail, Telefone e Gestta, essa solicitação deve ser transferida/repassada para a Wellen. Com isso, ela irá abrir um fluxo de tarefas, com uma tarefa DOCUMENTOS SOLICITADOS P/ ENVIO para cada setor, Fiscal, Contábil, Pessoal e Societário. No corpo dessas tarefas, irá constar quais documentos foram solicitados, sendo de responsabilidade do responsável de cada departamento, verificar na observação os documentos que lhe competem.
- Após cada responsável reunir seus documentos, basta anexar na lateral direita da tarefa e conclui-la, que automaticamente será criar uma tarefa para a pessoa responsável pelos documentos e enviar para o cliente.
Passo a Passo:
1- É necessário que cada responsável anexe o seu documento na tarefa, não sendo possível informar apenas “Na pasta do público”, visto que documentos como CNPJ, IE, CNDs podem estar desatualizados na pasta.
Os documentos devem ser anexados na direita e a tarefa concluída na sequência, conforme exemplo:
Lembrando que é para anexar internamente conforme o exemplo e não para o cliente, visto que quem irá reunir os documentos para enviar será um responsável.
2- As tarefas serão geradas obrigatoriamente para cada departamento, porém quando na solicitação, não constar documentos que competem ao responsável, basta desconsiderar a tarefa.
3 – Tendo em vista que as demandas quase sempre possuem urgência, as tarefas terão prazo de 1 dia apenas, porém quando a solicitação chegar perto do final do horário de expediente, a pessoa responsável pela coleta dos documentos irá criar para o dia seguinte.
4 – Quando a solicitação vier de terceiros, a pessoa responsável irá confirmar com o cliente o envio, antes de gerar as tarefas.